pengertian

1. Batasan

Dalam melaksanakan pencatatan dan pelaporan yang tepat dan benar diperlukan keseragaman pengertian sebagai berikut :
1.      Pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi adalah suatu kegiatan merekam dan menyajikan berbagai aspek yang berkaitan dengan pelayanan oleh fasilitas pelayanan KB.
2.      Peserta KB adalah pasangan usia subur (PUS) yang menggunakan kontrasepsi.
3.      Peserta KB baru adalah PUS yang pertama kali menggunakan kontrasepsi atau PUS yang kembali menggunakan kontrasepsi setelah mengalami kehamilan yang berakhir dengan keguguran atau persalinan.
4.      Peserta KB lama adalah peserta KB yang masih menggunakan kontrasepsi tanpa diselingi kehamilan.
5.      Peserta KB ganti cara adalah peseta KB yang berganti pemakaian dari satu metode kontrasepsi ke metode kontrasepsi lainnya.
6.      Pelayanan fasilitas pelayanan KB adalah semua kegiatan pelyanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB baik berupa pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang diberikan pada PUS baik calon maupun peserta KB.
7.      Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di dalam fasilitas pelayanan adalah pemberian atau pemasangan kontrasepsi maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan kontrasepsi kepada calon dan peserta KB yang dilakukan dalam fasilitas pelayanan KB.
8.      Pelayanan kontrasepsi oleh fasilitas pelayanan KB di luar fasilitas pelayanan adalah pemberian peayanan kontrasepsi kepada calon dan peserta KB maupun tindakan-tindakan lain yang berkaitan dengan pelayanan kontrasepsi yang dilakukan di luar fasilitas pelayanan KB (TKBK,Safari,Posyandu).
9.      Definisi fasilitas pelayanan KB:
a.  Fasilitas pelayanan KB sederhana adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal seorang paramedis atau dan yang sudah mendapat latihan KB dan memberikan pelayanan: cara sederhana (kondom,obat vaginal), pil KB,suntik KB,IUD bagi fasilitas pelayanan yang mempunyai bidang yang telah mendapat pelatihan serta upaya penanggulangan efek samping, komplikasi ringan dan upaya rujukannya.
b.  Fasilitas pelayanan KB lengkap adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimaldokter umum yang telah mendapat pelatihan dan memberikan pelayanan: cara sederhana, suntik KB,IUD bagi dokter atau bidan yang telah mendapat pelatihan, implant bagi dokter yang telah mendapat pelatihan, kontap pria bagi fasilitas yang memenuhi persyratan untuk pelayanan kontap pria.
c.   Fasilitas pelayanan KB sempurna adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan, dokter spesialis bedah/dokter umum yang telah mengikuti pelatihan dan memberikan pelayanan: cara seerhana, pil KB, suntik KB, IUD, pemasangan dan pencabutan implant, kontap pria, kontap wanita bagi fasilitas yang memenuhi persyaratan untuk pelayanan kontap wanita.
d.  Fasilitas pelayanan KB paripurna adalah fasilitas pelayanan KB yang dipimpin oleh minimal dokter spesialis kebidanan yang telah mngikuti pelatihan penanggulangan infertilisasi dan rekanalisasi/dokter spesialis bedah yang telah mengikuti pelatihan pengaggulangan
infertilitas dan rekanalisasi serta memberikan pelayanan semua jenis kontrasepsi ditambah dengan pelayanan rekanalisasi dan penanggulangan infertilitas.
10.   Status fasilitas pelayanan KB adalah status kepemilikan pengelolaan fasilitas pelayanan KB yang dikelompokkan dalam 4 (empat) status kepemilikan yaitu: Depkes, ABRI, Swasta serta instansi pemerintah lain diluar Depkes dan ABRI.
11.   Konseling adalah suatu kegiatan yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic dalam bentuk percakapan individual dalam usaha untuk membantu PUS guna meningkatkan kemampuan dalam memilih pengunaan metode kontrasepsi serta memantapkan penggunaan kontrasepsi yang telah dipilih.
12.   Konseling baru adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic kepada calon peserta KB yang akhirnya menjadi peserta KB baru pada saat itu.
13.   Konseling lama adalah suatu kegiatan konseling yang dilakukan oleh petugas medis atau paramedic kepada peserta KB untuk memantapkan penggunaan kontrasepsi.
14.   Akibat sampingan atau komplikasi adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontrasepsi.
15.   Akibat sampingan atau komplikasi ringan adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan penggunaan kontrasepsi yang penanganannya tidak memerlukan rawat inap.
16.   Akibat sampingan atau komplikasi berat adalah kelainan dan atau gangguan kesehatan akibat penggunaan kontraspsi yang penanganannya memerlukan rawat inap.
17.   Kegagalan adalah terjadinya kehamilan pada peserta KB.

1. LANGKAH-LANGKAH PELAKSANAAN

Dalam upaya mewujudkan pencatatan dan pelaporan pelayanan kontrasepsi Gerakan Keluarga Berencana Nasional, hal-hal yang harus dilakukan oleh setiap petugas dan pelaksana KB adalah mengetahui dan memahami batasan-batasan pengertian dari istilah-istilah yang dipergunakan serta mengetahui dan memahami berbagai jenis dan fungsi instrument-instrumen pencatatan dan pelaporan yang dipergunakan, cara-cara pengisiannya serta mekanisme dan arus pencatatan dan pelaporan tersebut.

1.      Jenis-jenis Serta Kegunaan, Register, dan Formulir.
a.  Kartu Pendaftaran Klinik KB (K/O/KB/85)
Digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama bagi klinik KB baru dan pendaftaran ulang semua klinik KB.
Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun anggaran (bulan maret setiap tahun). KArtu ini berisi infomasi tentang identitas klinik KB, jumlah tenaga, dan sarana klinik KB serta jumlah desa di wilayah kerja klinik KB yang bersangkutan.
b.  Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/B/89)
Dipergunakan sebagai tanda pengenal dan tanda bukti bagi setiap peserta KB. Kartu ini diberikan terutama kepada peserta KB baru baik dari pelayanan KB jalur pemerintah maupun swasta (dokter/bidan praktek swasta/apotek dan RS/Klinik KB swasta). Pada jalur pelayanan pemerintah, kartu ini merupakan sarana untuk memudahkan mencari kartu status peserta KB (K/IV/KB/85). Kartu ini merupakan sumber informasi bagi PPKBD/Sub PPKB tentang kesertaan anggota binaannya di dalam berKB.
c.   Kartu Status Peserta KB (K/IV/KB/85)
Dibuat bagi setiap pengunjung baru klinik KB yaitu peserta KB baru dan peserta KB lama pindahan dari klinik KB lain atau tempat pelayanan KB lain.
Kartu ini berfungsi untuk mencatat ciri-ciri akseptor hasil pemeriksaan klinik KB dan kunjungan ulangan peserta KB.
d.  Kartu Klinik KB (R/I/KB/90)
Dipergunakan untuk mencatat semua hasil pelayanan kontrasepsi kepada semua peserta KB setiap hari pelayanan.
Tujuan penggunaan register ini adalah untuk memudahkan petugas klinik KB dalam membuat laporan pada akhir bulan.
e.  Register Alat-alat Kontrasepsi di Klinik KB (R/II/KB/85)
Dipergunakan untuk mencatat penerimaan dan pengeluaran (mutasi) alat-alat kontrasepsi di klinik KB.
Tujuan adalah untuk memudahkan membuat laporan tentang alat kontrasepsi setiap akhir bulan.
f.    Buku Bantu Hasil Pelayanan Kontrasepssi Pada Dokter/Bidan Praktek Swasta (B/I/DBS/10)
Buku Bantu hasil pelayanan kontrasepsi dokter/bps ini digunakan oleh dokter/bps untuk mencatat hasil pelayanan peserta KB baru/ ulangan pada setiap hari pelayanan KB di tempat pelayanan dokter/ bps.
g.  Laporan Bulanan Tugas Penghubung Tentang Hasil Pelayanan Kontrasepsi Oleh Dokter/Bps (F/I/PH/DBS/10)
Formulir ini digunakan oleh penghubunng DBS untuk mencatat dan melaporkan hasil pelayanan kontrasepsi. Laporan ini dibuat dengan cara mengambil atau mencatat data/ informasi dari buku Bantu hasil pelayanan kontrasepsi pada dokter/ bps setiap akhir bulan.
h.  Laporan Bulanan Klinik KB (F/II/KB/90)
Dipergunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan dan hasil-hasil kegiatan pelayanan kontrasepsi oleh klinik KB didalam dan diluar klinik KB yang meliputi frekuensi pelayanan dan hasil pelayanan KB dan peserta ganti cara konseling, akibat sampingan/komplikasi dan kegagalan dan persediaan kontrasepsi diklinik KB dan didesa.
i.    Rekapitulasi Laporan Bulanan Klinik KB (Rek/F/II/KB/90)
Digunakan sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan dan hasil-hasil kegiatan pelayanan kontrasepsi oleh klinik KB diwilayah kabupaten/kotamadya (Rekapitulasi Laporan F/II/KB/90)

1. Cara Pengisian Kartu, Register dan Formulir

a.  Kartu Pendaftaran Klinik Keluarga Berencana (K/O/KB/85)
Penjelasan umum
a)     Kartu ini digunakan sebagai sarana untuk pendaftaran pertama dan pendaftaran ulang semua klinik KB. Pendaftaran ulang dilakukan setiap akhir tahun anggaran (bulan Maret setiap tahun). Kartu ini berisi informasi tentang identitas klinik, tenaga dan saran klinik KB yang bersangkutan.
b)     Kartu ini dibuat dalam rangkap 5 (lima) dengan tambahan lembar ”khusus” pada lembar pertama yang dipergunakan untuk laporan ke BKBN pusat.
c)     Ditandatangani oleh penanggung jawab klinik KB yang bersangkutan.
d)     Kartu pendaftaran ini setelah diisi dan masing – masing dikirim :
-       1 lembar K/O/KB/85 yang khusus (bagian sebelah kanan dari lembar pertama untuk BKBN pusat di Jakarta.
-       1 lembar untuk BKBN propinsi
-       1 lembar untuk Unit Pelaksana Propinsi
-       1 lembar untuk BKBN Kabupaten/kotamadya
-       1 lembar untuk Unit Pelaksana Kabupaten/Kotamadya.
-       1 lembar untuk arsip klinik KB yang bersangkutan.
b.  Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri (K/I/KB/89)
Penjelasan Umum
a)     Kartu Tanda Akseptor KB Mandiri diisi oleh klinik KB/RS pemerintah maupun swasta dan Dokter/Bidan yang berpraktek swasta, untuk diberikan kepada setiap peserta KB baru.
b)     Kartu ini dimaksudkan sebagai kartu tanda pengenal (kartu identitas) dan agar selalu dibawa keklinik KB/RS atau ketempat pelayanan KB lainnya yang dikehendaki  oleh peserta KB.
c)     Bagi peserta KB aktif yang masih menggunakan kartu lama (K/I/KB/85) dan ingin mendapatkan pelayanan KB melalui jalur swasta dapat pula diberikan kartu akseptor yang baru ini.
d)     Apabila kartu ini hilang, rusak (tidak dapat dibaca lagi) atau peserta KB yang bersangkutan berganti cara  maka harus diganti dengan kartu yang baru.
c.   Kartu Tanda Status Peserta Keluarga Berencana ( KB/IV/KB/85)
Penjelasan umum.
a)     Kartu Status Peserta KB diisi dan diberikan lagi setiap pengunjung baru, yaitu pengunjung yang datang keklinik KB dengan status sebagai peserta KB baru atau peserta KB pindahan dari klinik KB/tempat pelayanan kontrasepsi lain.
b)     Kartu Status Peserta KB ini terdiri dari dua halaman :
(1)    Halaman  belakang, dipergunakan untuk catatan pemeriksaan lanjutan apabila peserta KB melakukan kunjungan ulangan keklinik.
(2)    Halaman depan terdiri dari dua bagian yaitu:
(a)  Bagian sebelah kiri, untuk mencatat ciri-ciri peserta KB. Bagian ini terutama dimaksudkan untuk mencatat cir-ciri setiap peserta KB baik peserta KB baru maupun peserta KB pindahan dari klinik KB/tempat pelayanan kontrasepsi lain.
Data dibagian ini sangat diperlukan apabila suatu saat untuk mengetahui ciri-ciri akseptor KB secara Nasional maupun tingkat wilayah lainya.
(b)  Bagian sebelah kanan, untuk mencatat hasi-hasil pemeriksaan klinik.
(c)  Petugas klinik KB yang melakukan pengisisan K/IV/KV/85 membutuhkan tanda tangan dan nama terang pada K/IV/KV/85 di tempat yang telah disediakan.
d.  Register Alat-alat Kontrasepsi KB (R/II/KB/85)
a)     Register ini dibuat dengan tujuan untuk mempermudah petugas klinik KB memuat/mengisi laporan bulanan klinik KB (F/II/KB/9), khususnya untuk bagian tabel V : “Persediaan Kontrasepsi di Klinik KB”.
b)     Pada setiap hari pelayanan, semua penerimaan dan pengeluaran kontrasepsi dicatat/dibukukan dalam register alat-alat kontrasepsi ini.
c)     Setiap baris menunjukan penerimaan/pengeluaran kontrasepsi pada satu tanggal tertentu. Pada hari/tanggal berikutnya,
d)     pengeluaran/pemasukan dicatat pada hari/tanggal berikutnya, emikian seterusnya untuk setiap hariplayanan, sampai habis periode satu bulan.
e)     Setelah sampai pada hari/tanggal terakhir dari satu bulan yang bersangkutan dilakukan penjumlahan untuk penerimaan dan pengeluaran alat kontrasepsi selama satu bulan.
f)      Disamping, kedalam register ini dituliskan pula siss(stock) alat-alat kontrasepsi yang ada diklinik KB pada akhir bulan.
g)     Untuk tiap hari dalam bulan berikutnya pencatatan dilakukan pada lembar (halaman) baru.

e.  Laporan Bulanan Klinik Keluarga Berencana (F/II/KB/90)
Penjelasan Umum
a)     Laporan bulanan klinik KB dibuat oleh petugas klinik KB sebulan sekali, yaitu pada setiap akhir bulan kegiatan pelayanan kontrasepsi di klinik KB.
b)     Laporan bulanan klinik KB sebagai sarana untuk melaporkan kegiatan pelayanan kontrasepsi dan hasilnya, yaitu pelayanan oleh klinik KB (di dalam dan diluar klinik KB) serta PPKBD/Sub PPKBD diwilayah binaan klinik KB yang bersangkutan.
c)     Laporan bulanan klinik KB ditandatangani oleh pimpinan klinik KB atau petugas yang ditunjuk.
d)     Laporan bulanan klinik KB dibuat rangkap 5(lima), yaitu:
-       1 (satu) lembar dikirim ke BKKBN Pusat
-       1(satu) lembar dikirim ke BKKBN Kabupaten Kota Madya
-       1 (satu) lembar dikirim ke Unit Pelaksana tingkat Kabupaten Kota Madya
-       1 (satu) lembar dikirim ke Camat
-       1 (satu) lembar sebagai arsip untuk klinik kB yang bersangkutan
e)     Laporan bulanan klinik KB yang dikirim ke BKKBN Pusat (Minat Biro Pencatatan dan Pelaporan) dengan menggunakan sampul atau amplop khusus tanpa dibubuhi perangko dan sudah harus dikirimkan selambat-lambatnya tanggal 5 bulan berikutnya.